Fala galera, tudo beleza com vocês? Emília aqui para mais um vídeo do piloto automático! Hoje, vamos falar sobre uma automação incrível com o ClickUp, uma ferramenta poderosa para gerenciamento de tarefas. A proposta é simples: vamos aprender a notificar responsáveis sobre tarefas que estão atrasadas, garantindo que ninguém fique no escuro sobre suas pendências. Imagine a situação: a Emília tem uma tarefa que não foi concluída a tempo, e precisamos alertá-la sobre isso. Com essa automação, vamos criar uma estrutura que envia uma notificação diretamente para o WhatsApp do responsável, informando-o sobre a pendência. Isso não só ajuda a manter a equipe organizada, mas também aumenta a produtividade, pois todos ficam cientes de suas responsabilidades. Antes de mergulharmos na parte prática, não esqueça de se inscrever no canal, deixar seu like e comentar suas dúvidas ou sugestões. Afinal, este vídeo foi inspirado em um comentário de um seguidor, e o seu pode ser o próximo a gerar um conteúdo interessante! Vamos lá, que a automação está prestes a começar!
Configurando o ClickUp para Automação
Para iniciar nossa automação, precisamos configurar o ClickUp de maneira adequada. Primeiro, é essencial que você tenha uma conta no ClickUp e que suas tarefas estejam organizadas em listas. Vamos focar em tarefas que não foram concluídas e que estão atrasadas. Para isso, utilizaremos o módulo de filtragem de tarefas. A primeira etapa é selecionar o workspace e o Space ID, que é onde suas listas de tarefas estão localizadas. No nosso exemplo, vamos usar o “Framework” como nosso espaço de trabalho. Em seguida, precisamos filtrar as tarefas por data de vencimento. Aqui, é importante incluir sub-tarefas, pois elas também podem estar pendentes. O próximo passo é definir o List ID, que pode ser encontrado na URL do ClickUp. Após colar o List ID, vamos aplicar um filtro para pegar apenas as tarefas que estão com a data de vencimento anterior à data atual. Isso significa que, se hoje é dia 16 de junho, queremos todas as tarefas que têm uma data de vencimento anterior a essa data. Assim, conseguimos identificar quais tarefas estão realmente atrasadas.
Integrando com o WhatsApp para Notificações
Agora que temos as tarefas filtradas, o próximo passo é integrar o ClickUp com o WhatsApp para enviar as notificações. Para isso, utilizamos o Make (antigo Integromat), que permite criar cenários de automação. A ideia é que, ao identificar uma tarefa atrasada, o sistema envie uma mensagem para o responsável via WhatsApp. Para isso, precisamos do e-mail do responsável, que será utilizado como referência para enviar a mensagem correta. Vamos criar uma variável que armazena o telefone do responsável, utilizando uma lógica condicional. Por exemplo, se o e-mail do responsável for igual ao e-mail de um colaborador específico, o sistema enviará a mensagem para o telefone desse colaborador. Caso contrário, a mensagem será enviada para um número padrão, que pode ser o do gestor ou do administrador do projeto. A mensagem deve conter informações claras, como o aviso de que a tarefa está atrasada e um link direto para a tarefa no ClickUp, facilitando o acesso e a resolução do problema.
Testando e Refinando a Automação
Após configurar a automação, é hora de testar e refinar o processo. Execute o cenário no Make e verifique se as mensagens estão sendo enviadas corretamente. É importante observar quantas tarefas atrasadas foram identificadas e se as notificações estão chegando aos responsáveis. Caso algo não funcione como esperado, revise as condições e os filtros aplicados. Uma boa prática é criar uma planilha de controle onde você pode armazenar os e-mails e telefones dos colaboradores, facilitando a busca e a notificação. Além disso, ao testar, você pode ajustar a mensagem que será enviada, tornando-a mais personalizada e eficaz. Lembre-se de que a automação deve ser uma ferramenta que facilita o trabalho da equipe, então, quanto mais clara e objetiva for a comunicação, melhor será a resposta dos colaboradores. Com isso, você garante que todos estejam cientes de suas responsabilidades e prazos, aumentando a eficiência do seu time.
Em resumo, a automação com ClickUp e WhatsApp é uma maneira eficaz de manter sua equipe informada sobre tarefas atrasadas. Ao configurar corretamente o ClickUp, integrar com o WhatsApp e testar o processo, você pode garantir que todos os responsáveis sejam notificados a tempo, evitando atrasos e aumentando a produtividade. Essa abordagem não só melhora a comunicação, mas também ajuda a criar um ambiente de trabalho mais organizado e eficiente.
FAQ
Como posso integrar o ClickUp com o WhatsApp?
A integração pode ser feita através do Make (Integromat), onde você cria um cenário que envia mensagens no WhatsApp quando uma tarefa no ClickUp está atrasada.
Quais são os benefícios de automatizar notificações de tarefas atrasadas?
Os principais benefícios incluem aumento da produtividade, melhor comunicação entre a equipe e redução de atrasos, pois todos ficam cientes de suas pendências.
É possível personalizar as mensagens enviadas pelo WhatsApp?
Sim, você pode personalizar as mensagens de acordo com a tarefa e o responsável, incluindo informações como links diretos para as tarefas no ClickUp.
Como posso garantir que todos os responsáveis sejam notificados?
Utilizando uma planilha de controle com os e-mails e telefones dos colaboradores, você pode garantir que as notificações sejam enviadas corretamente para cada responsável.
O que fazer se a automação não estiver funcionando?
Revise as configurações do cenário no Make, verifique os filtros e condições aplicados e teste novamente para identificar onde pode estar o problema.
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